Preguntas frecuentes

PROTEGO es el aliado comercial de tu empresa para el cumplimiento del mandato legal en materia de Protección de Datos Personales.

Prestamos servicios y ofrecemos productos tecnológicos, al menor costo, para que las empresas lideren el cumplimiento de la Ley, mientras transicionan sus procesos a la era digital.

La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales entró en vigencia en el Ecuador en mayo del 2021, con una transitoriedad de 2 años para la aplicación de su régimen sancionatorio. En ella se establece el derecho de las personas naturales -llamados titulares-, sobre su información personal, y el Tratamiento de Datos que deben garantizar los agentes Responsables de la misma, esto es, organizaciones que acceden a los datos personales de los titulares, para ofrecer el ejercicio al derecho y la seguridad jurídica que la Ley otorga a dichos titulares.

Todos los sectores productivos que manejen cualquier información o datos de personas naturales, ya sea por su actividad comercial con clientes, proveedores, o su propio personal interno, deben implementar protocolos para el Tratamiento de dichos Datos, e incluso, identificar el rol que desempeñarán en las obligaciones que la Ley impone.

La Ley de Protección de Datos establece que el Titular tiene derecho a que sus datos sean tratados en los términos que este autorice, manifestando su consentimiento de la voluntad de forma libre, específica, informada e inequívoca. 

La Ley dispone, en el artículo 47, las obligaciones que tienen los Responsables y Encargados del Tratamiento de Datos Personales, la implementación de herramientas técnicas, jurídicas y administrativas que garanticen el cumplimiento de la Ley; la implementación de procesos de evaluación y valoración periódica de eficiencia de dichos procesos; la implementación de una Política de Protección de Datos y de su Tratamiento; entre otras que permitan el ejercicio eficaz de los titulares en los derechos que tienen sobre sus datos.

Por ejemplo, los responsables de datos deberán estar en capacidad de eliminar, editar, o responder los datos personales que tengan a su cargo, con el solo pedido del titular. Esto, obviamente, es solo posible de manera responsable cuando se cuenta con herramientas tecnológicas.

PROTEGO ofrece una solución que involucra un componente legal, uno crediticio y uno tecnológico que se complementan para ayudar a las empresas al cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales:

Componente legal.- Con el objetivo de garantizar el ejercicio del derecho a la protección de datos del titular, creamos para nuestros clientes una Política de Uso y Tratamiento de Datos que estará dirigida a las necesidades del sector en que desarrolla su actividad comercial. Adicional, trae 5 plantillas de documentos legales que estarán a disposición de las empresas para su firma inmediata y que los ayude a cumplir con lo establecido en la Ley.

Componente Tecnológico.- Se ofrece un espacio de trabajo para cada empresa en una plataforma digital de firma electrónica de contratos, o cualquier otro documento que requiera de una firma ágil y con total validez legal y comercial.

Componente Crediticio.- Uniendo los dos componente anteriores, tomamos en consideración la necesidad de muchas empresas en evaluar la capacidad de crédito de sus clientes, por lo que nuestro producto cuenta con una Autorización del Titular para el Uso de sus Datos, que firmado desde la plataforma digital, dispara de forma automatizada una consulta al buró que traerá consigo un reporte/informe sobre dicho titular.

PROTEGO ofrece una solución para disminuir costos y tiempo en la obtención del consentimiento expreso del titular, a través de una autorización digital con firma electrónica, con validez jurídica, que le permite a las empresas utilizar esa información en su actividad comercial o giro ordinario de negocio, sin riesgos de sanción. 

El tiempo de conservación de los datos se establecerá dentro de las Políticas del Tratamiento de Datos Personales que las empresas incorporen. La solución ofrecida por PROTEGO permite a sus clientes ajustar esta y otras condiciones a sus actividades, sin afectar sus procesos, ayudándoles a cumplir con la Ley.

El producto de PROTEGO, por su componente tecnológico, incluye una plataforma de firma electrónica de contratos, u otros documentos, que permite a sus usuarios obtener autorizaciones, consentimientos y la suscripción de cualquier tipo de documento, en cuestión de minutos, en cumplimiento con normas vigentes. La plataforma ofrece a las empresas un espacio de trabajo digital en el que se almacena la documentación y soporte digitalizado, ahorrando tiempo y espacio físico en sus transacciones, pero sobre todo encontrando la forma de responder a requerimientos de cumplimiento ante la autoridad.

PROTEGO ofrece a sus clientes una plataforma que se rige por estándares europeos de confidencialidad y seguridad, bajo lineamientos establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). PROTEGO garantiza que la autenticidad de la información proporcionada por sus clientes mantenga el resguardo necesario de una empresa nacida en la era de la criptografía empresarial.

Además de esto, La Ley vigente desde el 2021 (LOPD) busca proteger los datos de las personas y la forma en la que las organizaciones los procesan, almacenan y reforman o eliminan, en base a los requerimientos del titular. 

Los sistemas ofrecidos por PROTEGO, en el mercado latinoamericano, son desarrollados por especialistas nativos de la era de la criptografía empresarial.
Para el contenido de nuestros usuarios, usamos sistemas de encriptado “at rest” e “in transport” hasta el punto en que el usuario recibe o carga contenida, todo con encriptado AES-GCM. El contenido es además validado porque ha sido grabado y recogido usando un hash SHA256 sobre su contenido y ubicación. Esto significa que hay una seguridad constante de que el contenido es el requerido y esperado. Por último, el contenido se guarda pasivamente en una nube de máximo estándar, donde los proveedores agregan una capa de encriptación adicional. 

Varios de los pasos referidos están basados en código abierto y por ende pueden ser verificados por usuarios avanzados que busquen familiarizarse o asegurarse sobre el proceso.

Solo se necesita un dispositivo móvil, tablet o computadora, y un correo electrónico personal o institucional al que se tenga acceso. El correo sirve como medio de autentificación de identidad a la hora de firmar electrónicamente; por ende se recomienda la utilización de las mismas direcciones de correo que las personas utilizan es sus interacciones con entes oficiales como el IESS, el SRI, la autoridad de tránsito o el Ministerio de Trabajo, por ejemplo.

Las firmas certificadas o certificados de firma electrónica equivalen en el derecho de tecnología a un reconocimiento notarial y solo son exigibles en la legislación ecuatoriana para trámites con el sector público. 

PROTEGO dispone de tecnología para firma con y sin certificado. Por ello, a fin de ofrecer productos económicamente eficientes, la solución tecnológica estándar de PROTEGO es la más económica que permite cumplir la Ley. 

Toda tecnología de firma electrónica es completamente válida en nuestra legislación, según lo dispone la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos. La única discriminación prevista en la Ley es que para trámites con el sector público se exigirán firmas certificadas o certificados de firma.

Por ejemplo, mediante Oficio No. CJUR-2017-0032OF, con fecha 09 de noviembre del 2017,  la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones,, ente encargado de la materia, absolvió una importante serie de consultas relacionadas con la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos. La importancia de la resolución radica en que su contenido aclaró que no se les niegue validez a procesos documentales y firmas electrónicas perfeccionadas con diversas tecnologías, mientras cumplan con lo dispuesto en la Ley. 

En el criterio jurídico emitido por ARCOTEL, incluye la siguiente motivación:

“En consideración de los antecedentes, competencia y análisis realizado, esta Dirección de Asesoría Jurídica, concluye que en cumplimiento del principio de neutralidad tecnológica acogido en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos y su Reglamento General, en el Ecuador se reconoce la firma electrónica que tiene asociada un certificado emitido por una Entidad de Certificación de Información debidamente autorizada por la ARCOTEL; así como, las firmas electrónicas que no necesariamente tienen asociado un certificado de firma electrónica, debiendo en todo caso, para ser tales, cumplir con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley ibídem y 10 del Reglamento General de aplicación a dicha ley.”

“Adicionalmente, y por cuanto en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, no se ha incluido una clasificación expresa en relación a las clases de firmas electrónicas, acogiendo las definiciones técnicas doctrinarias referidas por la Coordinación Técnica de Regulación de la ARCOTEL en el Memorando Nro. ARCOTEL- CRDS-2017-0139-M, se podría señalar que en el Ecuador existen dos clases de firmas electrónicas, la una asociada a un certificado, la cual se podría denominar "firma electrónica reconocida" y una que no tiene asociado un certificado emitido por una Entidad de Certificación de Información, la cual podría ser identificada como , "firma electrónica simple." 

En la legislación ecuatoriana, el artículo 37 de la Ley de Comercio Electrónico señala que la ARCOTEL es la institución encargada de autorizar a las entidades de Certificación de Información y Servicios Relacionados Acreditados y Terceros Vinculados. A continuación el listado de las entidades autorizadas por la ARCOTEL para brindar el servicio de firma electrónica:

• Banco Central Del Ecuador
• Registro Civil 
• Security Data Seguridad en Datos y Firma Digital S.A.
• Consejo De La Judicatura
• ANFAC Autoridad de Certificación Ecuador C.A.

Cualquier documento o contrato puede ser firmado electrónicamente, solo se necesita publicar la plantilla en el espacio de trabajo de la plataforma y que los comparecientes tengan un correo electrónico al que puedan acceder.

Una vez creada la plantilla del documento, esta misma puede ser utilizada con varios firmantes, por lo que solo necesitas cambiar el compareciente y correo electrónico al que recibirán el requerimiento de su firma. 

Sí, pues en caso de una alteración en datos o cambios de forma en el documento, la firma electrónica queda invalidada después de ese cambio. Asimismo, el receptor del documento digital recibirá una notificación de invalidación de la firma. 

La firma electrónica tiene total validez legal en el Ecuador, por lo que debe ser aceptada por cualquier institución pública o privada, sin discriminación alguna, a excepción de los documentos que requieren, por norma expresa, firma electrónica certificada.

Incluso instituciones públicas como la UAFE y el Ministerio de Relaciones Laborales se han pronunciado sobre la validez y libertad de decisión que tienen sus usuarios sobre el manejo y cumplimiento de obligaciones. A través de la plataforma, puedes facilitar la firma de formularios, reportes, solicitudes, consentimientos, entre otros, los cuales pueden ser firmados por tus clientes o trabajadores, facilitando la gestión y conservación de los mismos.

De acuerdo al Banco Central del Ecuador, una de las principales certificadoras de firmas electrónicas del país, el riesgo es nulo. 

Dicho esto, al igual que en la firma manuscrita, el uso fraudulento de una firma, entendido por ejemplo como el caso de una persona que accede a una computadora de un tercero para hacer uso de su firma electrónica, puede suceder, como suceden los delitos. La víctima del fraude -con firma electrónica o firma tradicional- podrá probar que ha sido presa de un delito.

Los usuarios que tengan acceso al espacio de trabajo de cada organización/empresa, pueden ser identificadas y distinguidas según su rol, teniendo uno o varios administradores de la cuenta, los cuales podrán limitar el acceso y alcance que tendrán los demás usuarios.

Tipos de usuarios

Administrador: Puede  crear  acuerdos  y  plantillas  en  nombre  de  todos  los  equipos,  crear  equipos,  invitar  a usuarios, administrar funciones de usuario, asignar autoridad de firma y administrar permisos.

Estándar: Puede crear y aprobar acuerdos y plantillas en nombre de su equipo dentro de la plataforma.

Restringido: puede leer acuerdos y plantillas asignadas a su equipo, puede crear acuerdos a partir de plantillas asignadas a su equipo.

Autoridad de firma: Con esta designación, al usuario se le otorgará la capacidad de completar cualquier tarea de firma en nombre de la organización. Esto tradicionalmente está reservado para los miembros de alto nivel dentro de la organización que tienen autorización legal para firmar documentos.

Si deseas cancelar un acuerdo antes de proceder a su firma, da clic en la sección de “Contratos”, selecciona el acuerdo, da clic en Cancelar, confirma la cancelación. El estatus aparecerá como “cancelado” en rojo. De esta forma también podrás borrar este Acuerdo.

Lo más probable es que no tienes autoridad de firma en la organización a la que perteneces, en cuyo caso solo puede firmar el representante legal o quien haya sido configurado como autoridad de firma de esa organización. Las organizaciones están dadas por el dominio de los correos, esto es la dirección que sigue a la arroba: @protego.digital por ejemplo.

Esto puede ser verificado en la sección de Configuración/Organización/Equipo y la información completa solo está disponible para quien ostente privilegios de administrador.

En Protego, usamos sistemas de encriptados “at rest” e “in transport”, permitiendo que el usuario reciba o cargue contenido, todo con encriptado AES-GCM, esto a su vez impide que un tercero cuyo rol no es el de administrador o no está autorizado, pueda editar tus plantillas. Como resultado de esto la app bloquea dicho proceso; para desbloquear tu plantilla deberás hacer lo siguiente:

1.   Debes dar clic en “De acuerdo”
2.   Dirígete a la sección plantillas
3.   Selecciona el contrato dando clic en el cuadro blanco al lado del nombre
4.   Debes dar clic en "bloquear"

Es importante que tengas en cuenta que para realizar este ajuste en particular, dentro de tu workspace deberás tener el rol de firmante una vez verificado esto los pasos a seguir son:

1. Dentro de la sección de contratos, debes seleccionar el contrato dando clic en el cuadro blanco justo al lado del nombre
2. Debes dar clic en cancelar
3. En el contrato aparecerá el estado de “Cancelado”
4. Repite el proceso de selección
5. Por último debes dar clic en "Eliminar"